Les forfaits conseil : marque de confiance et d’efficacité
Dans certains cas, momentanément ou de manière durable, certains de nos clients nous confient la gestion de leur communication. Cette situation n’est pas évidente, elle demande une grande confiance des deux côtés. Elle nous permet de bloquer pour nos équipes des jours mensuels de suivi de projets.
Ces jours sont employés de manière forfaitaire, il y a de la coordination, de la stratégie, de l’opérationnel, de la rédaction, des animations de réunions.
Ils nous permettent de répondre au quotidien aux demandes du client en lien direct avec ses cadres et ses services parfois ses élu·es, souvent toutes et tous à la fois.
Ils nous offrent aussi la possibilité de proposer des outils qui facilitent l’animation et l’autonomisation de nos interlocuteurs.
Un fonctionnement non lucratif et privilégié
L’Agence CVM n’est pas une agence de communication classique. Nous sommes à but non lucratif. Par conséquent, la coopérative n’a pas le droit de faire des excédents. Nos actionnaires, nos propriétaires pour simplifier, ce sont les mutuelles. En résumé, dans de nombreux cas nos clients sont aussi nos patrons.
Certaines de ces mutuelles n’ont pas de service de communication disponible pour travailler sur des projets. Cette situation peut être permanente si elles ne disposent pas des besoins suffisants pour créer un poste à temps plein, ou provisoire lors d’une absence dans leur équipe, d’une restructuration ou dès que la prise en compte d’une réforme nécessite une surcharge de travail.
D’un mois sur l’autre, nous répartissons les projets et les productions pour assurer le meilleur service possible et répondre à l’ensemble de leurs sollicitations.
Le suivi peut être acté et régulier, ou au fil des différents projets. Nous nous adaptons à leurs besoins, leurs envies et leurs modes de fonctionnement internes.
Des travaux qui vont du plus stratégique au plus opérationnel
Ces accompagnements commencent généralement par une phase de bilan et de prise en connaissance de la structure. Nous rencontrons les équipes, les élu·es, les prestataires privilégiés. Nous prenons connaissance des objectifs : plan de développement, recrutement, enjeux stratégiques et des outils déjà développés.
A partir de là, nous établissons une note de recommandation. Il s’agit d’un document rédigé qui remet en perspective les dépenses de la structure, les objectifs, les besoins exprimés et nos recommandations. Elle permet, item par item, aux mutuelles de décider de ce qu’elles souhaitent déployer, du calendrier, de la répartition des tâches et d’organiser le suivi.
Certains jours du forfait permettront de travailler sur une prise de parole, d’autre d’organiser une AG, parfois de rédiger un article ou un support de communication. Ils permettent aussi de coordonner une campagne d’achat média et de produire les supports adaptés ou simplement de commander des goodies originaux.
Des journées intenses et variées
Ces accompagnements vont de 2 à 6 jours par mois à date. C’est à la fois beaucoup et peu. Cela nous demande un gros travail de communication et de coordination avec l’ensemble des équipes. Cela nécessite, à intervalle régulier, de demander des arbitrages et des priorisations. Avec un regard à la fois en confiance et semi-extérieur, les équipes de l’Agence CVM deviennent une vraie plus-value.
Si le plan initial est généralement défini à intervalle régulier, le système demande de la souplesse. Nos interlocuteurs et interlocutrices n’ont pas toujours le temps et l’énergie pour se plonger dans les dossiers, notre rôle est aussi d’être une aide à la décision et d’intervenir en conseil.
Dans ce genre de cadre, il nous arrive aussi de mutualiser des supports entre différentes structures afin de diminuer le poids budgétaire pour chacune.
C’est le cas des agendas personnalisés, de documents de vulgarisation nécessaires à plusieurs acteurs, d’outils de communication internes, de kakémonos ciblés ou d’un travail sur la marque employeur.
Nous proposons alors des devis répartis avec une rédaction-conception-coordination commune et des déclinaisons graphiques.
Nos clients restent décideurs et sont accompagnés vers l’autonomie
Dans de nombreux cas ces accompagnements sont provisoires. Ils ne sont pas construits pour rendre le client dépendant bien au contraire. Les outils que nous constituons dans ce cadre sont déclinables et faciles à prendre en main. L’objectif est de faire gagner du temps chez nous comme chez eux. Cela permet de faciliter la vie et le quotidien des équipes techniques et de répondre à leurs besoins. Nous avons créé des kits permettant de décliner des affiches ou des films d’animation à partir de PowerPoint, proposé des formations pour continuer des stratégies social média, formé des élu·es mutualistes et des équipes à la rédaction SEO.
Notre position est celle d’un conseil et d’une aide à la décision. Nous travaillons en confiance, tout en ayant conscience que les choix décisifs reviennent à nos clients.